Sachbearbeiter / Verwaltung in einer sozialen Einrichtung (m/w/d) Umfang

Teilzeit (20-30 Stunden)

Arbeitsbeginn

nach Vereinbarung

Arbeitstage

5-Tage-Woche

Ort

Berlin

Die Heilpädagogische Ambulanz Berlin gGmbH (HpA) bietet heilpädagogische und therapeutisch orientierte Hilfen für Menschen mit kognitiver Beeinträchtigung und herausforderndem Verhalten an. Die Assistenz dient der Förderung der Selbstständigkeit und der sozialen Kompetenz sowie der Überwindung von Barrieren. Im Sinne unserer Konzeption begleiten wir leistungsberechtigte Personen sowohl in ihrem Alltag, Arbeitsleben und sozialen Umfeld, als auch in therapeutischen Prozessen mit dem Ziel der Teilhabe und Teilnahme am gesellschaftlichen Leben.

Für unseren Standort in Moabit suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten und zuverlässigen Sachbearbeiter (m/w/d) für die Verwaltung in einer sozialen Einrichtung.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und die Organisation bei administrativen, organisatorischen und prozessbezogenen Aufgaben. Sie sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise für reibungslose Abläufe, übernehmen Verantwortung in verschiedenen Verwaltungsbereichen und wirken aktiv an der Weiterentwicklung unserer internen Strukturen mit.

Aufgabenbereich:

Organisation und Verwaltung

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (E-Mail, Postein- und -ausgang)
Pflege, Verwaltung und Aktualisierung von Daten, Übersichten und Dokumentationen
Erstellung und Auswertung von Tabellen, Statistiken und Berichten
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und internen Terminen
Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Verwaltung (z. B. Empfang und Sekretariat)

Personaladministration

Unterstützung bei administrativen Personalprozessen, z. B. Urlaubs- und Vertretungsplanung
Verwaltung und Überwachung interner Fristen (z. B. Führungszeugnisse, Probezeiten und Befristungen)
Pflege personalbezogener Übersichten und Dokumentationen

Organisation von Fortbildungen und Veranstaltungen

Planung und Organisation interner Fortbildungen
Kommunikation mit externen Ansprechpartner*innen
Bearbeitung von Anmeldungen, Stornierungen und Umbuchungen
Vor- und Nachbereitung von Fortbildungsveranstaltungen
Organisation von Räumlichkeiten, Technik und Catering
Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
Verwaltung und Einforderung notwendiger Unterlagen (z. B. Teilnahme- und Fortbildungsnachweise)

Voraussetzungen und Fähigkeiten:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im administrativen oder kaufmännischen Umfeld
Idealerweise Erfahrung in einem sozialen Unternehmen oder im Gesundheits- bzw. Sozialwesen
Gute organisatorische Fähigkeiten und Zahlenverständnis
Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Teamfähigkeit sowie lösungs- und prozessorientiertes Denken
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Interesse an der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung
Flexibilität bei der Übernahme von Vertretungsaufgaben (z. B. Empfang oder Sekretariat)
Motivation, einen sinnstiftenden Beitrag in einem sozialen Unternehmen zu leisten

Wir bieten Ihnen:

MITEINANDER & ATMOSPHÄRE – ein lebendiges, respektvolles und wertschätzendes Arbeitsklima
VIELSEITIGKEIT – eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
ENTWICKLUNG – eine fundierte Einarbeitung sowie individuelle interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten. Unser Unternehmen legt großen Wert auf eine hohe Fachlichkeit. Entsprechend bieten wir eine Vielzahl an internen Fortbildungen an. Eine Beteiligung an den Kosten für Ihre fachliche Weiterbildung ist möglich
SICHERHEIT – einen sicheren Arbeitsplatz mit attraktiver Vergütung auf Basis der Betriebsvereinbarung, Urlaub über den gesetzlichen Mindestanspruch hinaus (u.a. 24. und 31. Dezember zusätzlich) sowie einen Betriebsrat, der Ihre Interessen vertritt
ZUKUNFT – auch für Ihre Zukunft ist gesorgt: Wir unterstützen Sie mit einer zusätzlichen betrieblichen Altersvorsorge
FLEXIBILITÄT – eine ausgewogene Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten von Montag bis Freitag, ohne Schicht- oder Nachtdienste. Sie haben die Möglichkeit, Teilzeit zu arbeiten und können auf Wunsch auch mobil arbeiten
UNTERSTÜTZUNG – gesunde Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Tischen, ergonomischen Stühlen und einer modernen digitalen Betriebsausstattung (inkl. Notebook und Smartphone). Zudem erhalten Sie eine Jahreskarte für den öffentlichen Nahverkehr in Berlin (AB) oder eine Fahrtkostenpauschale
SACHBEZUG – die Edenred-Karte, eine Gutscheinkarte mit Guthaben, die Sie regional bei zahlreichen Partnern für Einkaufen, Shoppen, Tanken und Essen nutzen können

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!

Für Rückfragen steht Ihnen Yanique Hernández Schilinski unter der 030/447 226 77 gerne zur Verfügung.